Bericht der Leitung Leistungsbereich Dienstleistungen

Jahresrückblick 2019

Aufgabe des Leistungsbereichs Dienstleistungen (DL) ist es, zur Weiterentwicklung und Optimierung der pädagogischen Arbeit im Bildungswesen der Zentralschweiz beizutragen. Wir tun dies mit sieben Abteilungen und 64 Mitarbeitenden, indem wir durch Beratung, Information und Dokumentation systematische und relevante Unterstützung für das Bildungssystem als Ganzes, für einzelne Schulen, für die im Bildungswesen tätigen Personen, aber auch für ausserschulische Bildungs-, Erziehungs- und Lernsituationen bieten. Wir tragen mit unseren vielfältigen Angeboten und Produkten zum Wissenstransfer zwischen wissenschaftlichen Erkenntnissen und (Schul-)Praxis bei. Wir stärken gemeinsam mit den anderen Leistungsbereichen der Pädagogischen Hochschule Luzern den Theorie-Praxis-Bezug und initiieren und unterstützen Innovationen im Schulfeld.

Aus der vielfältigen Arbeit, die 2019 in unserem Leistungsbereich geleistet wurde und die in diesem Bericht dokumentiert ist, möchte ich eine einzelne Initiative etwas genauer beleuchten, die Konzipierung und Umsetzung des neuen Arbeitsortes ABO 13. Dieses bereichsübergreifende Projekt steht stellvertretend für eine Vielzahl an Arbeiten im Bereich Dienstleistungen im Jahr 2019, die mit den Anforderungen der digitalen Transformation und den Auswirkungen auf Lehrerbildung und Schule zu tun haben. Lesen Sie mehr zu den Themen online Beratung, digitale Lehrmittel, digitale Kompetenzen und den Einsatz von neuen digitalen Tools in der Bearbeitung von Prozessen und in der Kommunikation in den Beiträgen der einzelnen Abteilungen.

ABO 13 – neues Arbeiten braucht neue Arbeitsorte

Im November 2019 konnten nach einer zweijährigen Konzept- und Umsetzungsphase die neuen Arbeitsräume im Gebäude Sentimatt bezogen werden. 34 Mitarbeitende aus den Bereichen DL, Ausbildung und F&E arbeiten seither bereichs- und abteilungsübergreifend in einem 340 m² grossen offenen Raumgefüge, das nach dem Grundprinzip des «Activity Based Working» eingerichtet wurde. Dabei ging es im Kern weniger um die Einführung eines neues Raumkonzeptes, als vielmehr um die Ermöglichung einer neuen Kultur der Zusammenarbeit.

Das Thema «Arbeitsort» beschäftigte den Bereich Dienstleistungen in den letzten Jahren verschiedentlich. Immer wieder wurden kleinere und grössere Veränderungen an den Büroräumlichkeiten vorgenommen. Büros wurden innerhalb der Sentimatt verschoben, aufgrund von Wachstum oder der Reduktion von Abteilungen wurden Flächen erweitert, verkleinert, Büros getauscht oder neu bezogen, der Umzug ins Universitäts- und PH-Gebäude geplant und dann wieder abgesagt. Die Büro- und Arbeitsräume entsprachen aber mit wenigen Ausnahmen – etwa jenen der Theaterpädagogen oder der Mitarbeitenden, die technische Spezialaufgaben erfüllen – immer einem sehr klassischen Büro-Setting.

Analyse: Transformation gestalten

Als 2017 die Planungen für die Zusammenlegung verschiedener Standorte im Gebäude Sentimatt und die strategischen und planerischen Überlegungen zum Neubau der PH Luzern in Horw starteten, hat der Leistungsbereich DL begonnen, sich gezielt mit der Frage zu beschäftigen, wie sich unsere Arbeitsorte auf dem Hintergrund der digitalen Transformation verändern, welche neuen Konzepte möglich und umsetzbar sind und welche Erfahrungen es dazu bereits gibt. In einer Welt, in der Menschen mobil sind, Arbeit technologieunterstützt ortsungebunden funktionieren kann und Organisationen sich zunehmend dezentral aufstellen, brauchen Menschen Räume, die Technologien und Menschen zusammenbringen und ihnen die Wahlfreiheit über die Art des Arbeitsplatzes geben und Räume, in denen Neues ausprobiert und umgesetzt werden kann. Zentral ist, dass mit neuen Raumkonzepten Räume und Arbeitsorte geschaffen werden, in denen sich Menschen freier und wohler fühlen und inhaltlich angeregt werden, um kreativ handelnd tätig zu sein. Mehr Raum und mehr Optionen bedeuten mehr Handlungsspielräume für Mitarbeitende. Die Erfahrungen in anderen Organisationen, mit denen in dieser Analysephase der Austausch gesucht wurde, zeigten, dass Raum, auch Büro- und Arbeitsraum, immer auch Ausdruck der Kultur einer Organisation ist. Organisationskultur und Arbeitsraum bedingen sich gegenseitig.

Definition des Zielbildes

Ausgehend von Institutions- und Bereichsstrategie, den Wünschen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden, anknüpfend an vergangene Initiativen im Bereich Dienstleistungen und im Blick auf die Campus-Neubauplanung wurde unter Einbezug  jener Mitarbeitenden, die sich aktiv für ein künftiges Arbeiten in einem neuen, noch zu definierenden  Bürokonzept entschieden hatten, ein gemeinsames Zielbild für die Gestaltung der neuen Büroräumlichkeiten definiert, das schliesslich auf folgende Punkte fokussierte:

  • Optimierung der Flächennutzung sowie Erhöhung der betrieblichen Effizienz: 
    Durch das Auflösen von Einzel- und Kleinbüros kann die bestehende Fläche besser ausgenutzt werden. So genannte «kalte Arbeitsplätze», fix zugeteilte, aber nur teilweise tatsächlich belegte Arbeitsplätze, können grösstenteils vermieden und die so eingesparte Fläche in Form eines Projektraumes (80 m²) für innovative Projekte, die Arbeit mit Schulkassen, für Ausstellungen, Meetings oder Gruppenberatung genutzt werden. Frei-Räume ermöglichen neue Arbeitskonzepte, neue Ideen, neue Produkte. Ziel: den Möglichkeiten Raum geben, die durch «Raum» entstehen können, wir aber noch nicht kennen.
  • Unterschiedliche Arbeitsstile und -präferenzen respektieren und fördern:
    Die Wahl der Raumgestaltung fiel auf das seit einigen Jahrzehnten bekannte Konzept des «Activity Based Office» (ABO). «Activity based» bezeichnet ein Bürokonzept mit aktivitätsbezogenen Arbeitsplätzen. Es zeichnet sich dadurch aus, dass der einzelne Mitarbeitende in der Regel keinen festen Arbeitsplatz mehr hat und starre Raumstrukturen aufgelöst werden. Die ABO-Bürogestaltung bietet die Möglichkeit, den für die jeweilige Tätigkeit optimalen Arbeitsplatz flexibel zu wählen. Die Tätigkeit bestimmt das Arbeitsszenario und den Charakter der Arbeitszone. Konkret definiert wurden Zonen für Kommunikation, Inspiration, Kreativität, Teamarbeit, Meetings und konzentriertes Arbeiten.
  • Zukünftige Veränderung der Arbeit antizipieren und ein entsprechendes Arbeitsumfeld schaffen:
    Dass sich Arbeit auf dem Hintergrund von gesellschaftlichen Entwicklungen wie schnelle Veränderungen, komplexe Problemstellungen und Forderung nach mehr Kooperation, Wandel der Arbeitsformen, Flexibilisierung der Arbeitsorte, sich wandelnde Organisationsmodelle (von top down nach dezentral, von Hierarchie zu Teams, von Effizienz nach Innovation), Automatisierung und Digitalisierung verändert, ist keine neue Einsicht. Doch die Übersetzung dieser grossen Linien in die ganz konkrete Arbeitsgestaltung ist nicht trivial. Mit dem neuen Büro- und Arbeitskonzept sollen an einem kleinen Pilotprojekt mögliche Umsetzungsideen und Vorgehensweisen im ganz spezifischen Kontext einer Hochschule und im Blick auf den Campus-Neubaus getestet, Erfahrungen gesammelt und Erkenntnisse im Sinne von Projektlernen und Wissensmanagement dokumentiert werden. Dazu wurde und wird weiterhin ein ausführliches Konzepthandbuch geführt. Die Projektleitung Campus Horw unterstützte zudem die Büroneugestaltung als Pilot und begleitete den Prozess planerisch.
  • Eine Arbeitsumgebung schaffen, welche die Werthaltung in authentischer Weise zur Geltung bringt:
    Dem Leitbild der PH zufolge versteht sich die Hochschule als lernende, transparente, offen kommunizierende Organisation, die den Mitarbeitenden ein hohes Mass an Freiräumen in der Arbeitsgestaltung und der persönlichen Entwicklung einräumt, Diversität, Mitgestaltung sowie kooperatives, teamorientiertes Arbeiten fördert. Diese Haltung soll sich auch in der Gestaltung der Büro- und Arbeitsräume widerspiegeln. Der ABO soll diese Haltung und diesen Mindset räumlich unterstützen: Flexibilität, Autonomie, Partizipation, Lern- und Innovationskultur, Zusammenarbeit – und so etwas wie «serendipity», dem glücklichen Zufall, etwas auf die Sprünge zu helfen.

Partizipation: Weiterbildung, Denkhaltung und Mindset

Grosser Wert wurde von Beginn weg auf die Mitwirkung und Mitgestaltung der Mitarbeitenden gelegt. Partizipation, Einbezug und gemeinsames Erarbeiten von Fragen nach dem Sinn des Veränderungsprozesses für Teams und einzelne Mitarbeitende, dem konkreten Vorgehen und den Mitgestaltungsmöglichkeiten und den Erfolgskriterien waren zentral. 
Ein vor Ort Besuch bei Institutionen, die bereits ähnliche Projekte umgesetzt haben und ein reger Austausch über Hoffnungen und Befürchtungen unter den Abteilungsleitenden sowie in den einzelnen Abteilungen zeigten, wie wichtig es ist, die Mitarbeitenden von Beginn weg in solche Prozesse einzubeziehen. Veränderungsprozesse brauchen Zeit, finanzielle Ressourcen und Vertrauen – sie können nicht einfach beiläufig und unkoordiniert top down durchgesetzt werden, sondern müssen bewusst angegangen und weit oben auf die strategische Agenda gesetzt werden. Die Bedürfnisse des Alltags müssen gleichberechtigt zu inspirierenden Neuerungen und Experimentierräumen Platz haben. Für die Arbeit an diesem Veränderungsprojekt wurden zudem schon früh weitere ganz konkrete Rahmenbedingungen festgelegt wie etwa genügend Zeit für Detailplanung, Verbuchung von Zeitressourcen, das Mitspracherecht bei der konkreten Gestaltung im Sinne einer Co-Creation zwischen künftigen Nutzenden, Verantwortlichen Infrastruktur, Departement Immo und Architekten, transparente Information, und die Weiterführung des Gestaltungsprozesses über den Umzug hinaus. Das ganze Projekt stand unter den Vorzeichen anhaltender Sparbemühungen der Institution, dennoch sollten Finanzen nicht Killerkriterium für Kreativität sein.

Das neue Miteinander

Mit dem Einzug in die neuen Büroräumlichkeiten wurde ein Meilenstein erreicht. Die definierten Phasen und Meilensteine Konten erreicht werden, die Verantwortlichkeiten waren definiert und in der Regel klar, die Kommunikation transparent, das Raum-Prototyping konnte punktgenau architektonisch umgesetzt werden, der Support in der Startphase funktionierte hervorragend. Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist spürbar. Dennoch ist das Projekt nicht abgeschlossen. Neue Arbeitsräume sind nie fertig oder perfekt, da sich die Anforderungen laufend verändern.

In wöchentlichen Jour fixe-Meetings wird weiter an den Spielregeln und Leitplanken gearbeitet und situative Lösungen für anstehende Probleme gesucht. Flexible Raumkonzepte sind nur dann erfolgreich, wenn die Mitarbeitenden Regeln für die Zusammenarbeit definieren und einhalten. Neue Arbeitsformen und neue Büroräumlichkeiten bedürfen, wie sich zeigt, der nachhaltigen Begleitung, des konkreten Lebens der Werte und der kontinuierlichen Selbsterneuerung. Bei jedem Schritt ist eine regelmässige Reflexion der Ergebnisse unerlässlich, um Fehler zu vermeiden oder vergessene Punkte hinzuzufügen. Deshalb soll die neue Arbeitslandschaft kontinuierlich von allen gemeinsam gepflegt und verbessert werden. Und das macht so richtig Spass.


Kontakt

Studiengangsleiterin
Andrea Belliger Krieger
Prof. Dr. theol.
Sentimatt 1
6003 Luzern
andrea.belliger@phlu.ch
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